Procedura wydawania duplikatów

załącznik do Zarządzenia nr………..

Dyrektora Zespołu Szkół w Czchowie

z dnia …………………………………

 

 

Procedura wydawania świadectw szkolnych promocyjnych i świadectw ukończenia szkoły – giloszy, legitymacji szkolnych, mLegitymacji,  indeksów                                                                                                         oraz wydawania ich duplikatów

w Zespole Szkół w Czchowie

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

            § 1. Głównym celem niniejszej procedury jest potrzeba uporządkowania kwestii dotyczących wydawania świadectw szkolnych promocyjnych i świadectw ukończenia szkoły  – giloszy, legitymacji szkolnych, Legitymacji, indeksów oraz wydawania ich duplikatów               w Zespole Szkół w Czchowie.

            § 2. Ilekroć w procedurze jest mowa o:

  1. uczniu należy przez to rozumieć także słuchacza szkoły policealnej i liceum           

            ogólnokształcącego dla dorosłych;

  1. szkole należy przez to rozumieć Zespół Szkół w Czchowie.

   § 3. W szkole dokonuje się zakupu giloszy (do drukowania świadectw promocyjnych                    i świadectw ukończenia szkoły), indeksów oraz druków legitymacji szkolnych, których ewidencję prowadzi się w Księdze druków ścisłego zarachowania zawierającą dane: Lp., data, TREŚĆ (od kogo otrzymano lub komu wydano), seria i numer druków, Ilość: przychód, rozchód, stan, data i numer dowodu wpłaty lub potwierdzenie i data odbioru, Adnotacje dotyczące zwrotu druków: data i podpis zwracającego, ewent. ilość nieużytych druków,               Nr kolejny przychodu, pod którym zapisano nieużyte druki.

    § 4. 1. Prawidłowa ewidencja i gospodarka giloszami, świadectwami należy do obowiązków pracownika odpowiedzialnego za sprawy kancelaryjne szkoły.

 2. Prawidłowa ewidencja i gospodarka indeksami oraz legitymacjami szkolnymi należy do pracownika odpowiedzialnego za sprawy uczniowskie.

 § 5. Świadectwa szkolne promocyjne, świadectwa ukończenia szkoły, legitymacje szkolne, indeksy wydaje się nieodpłatnie.

Rozdział 2

Wydawanie świadectw szkolnych promocyjnych i świadectw ukończenia szkoły – giloszy,  legitymacji szkolnych, indeksów

 

§ 6. 1.Świadectwa  szkolne promocyjne, świadectwa ukończenia szkoły drukowane są przy użyciu programu Świadectwa Optivum.

       2. Gilosze wydawane są wychowawcom klas, którzy potwierdzają ich odbiór                      w księdze druków ścisłego zarachowania.

       3. Szkoła prowadzi imienną ewidencję wydanych świadectw promocyjnych, świadectw ukończenia szkoły zawierającą: imię i nazwisko ucznia, PESEL, numer wydanego świadectwa, datę odbioru świadectwa oraz podpis ucznia.

       4. Świadectwa szkolne promocyjne, świadectwa ukończenia szkoły wydawane są według wzorów określonych w rozporządzeniu ministra od spraw oświaty.

            § 7.1. Legitymację szkolną otrzymuje uczeń przyjęty do Zespołu Szkół w Czchowie.

      2. Ważność legitymacji potwierdza się w kolejnym roku szkolnym przez umieszczenie daty ważności i małej pieczęci urzędowej danego typu szkoły.

       3. Numer legitymacji szkolnej odpowiada kolejnemu numerowi ewidencyjnemu                  w danym roku kalendarzowym.

              4. Na legitymacjach szkolnych nie dokonuje się skreśleń i poprawek. Legitymacje zawierające błędy wymagają wymiany. Za wydanie legitymacji nie pobiera się opłaty.

       5. W celu potwierdzenia odbioru legitymacji szkolnych prowadzi się Rejestr wydanych legitymacji szkolnych zawierających następujące dane: Lp., Imię (imiona)                       i nazwisko ucznia, Numer PESEL, Numer wydanej legitymacji, Data odbioru legitymacji, Podpis ucznia.

       6. Legitymacje szkolne wydawane są według wzorów określonych w rozporządzeniu ministra od spraw oświaty.

       § 8. 1. Szkoła wydając legitymację szkolną może dodatkowo wydać mLegitymację.

        2.  Na wniosek pełnoletniego ucznia lub rodzica niepełnoletniego ucznia szkoła wydaje Legitymację (wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do procedury).

  1. mLegitymacja stanowi dokument elektroniczny przechowywany i prezentowany przy użyciu oprogramowania przeznaczonego dla urządzeń mobilnych.
  2. mLegitymacja szkolna jest ważna w okresie ważności wydanej uczniowi odpowiednio legitymacji szkolnej.
  3. Szkoła unieważnia mLegitymację szkolną w trakcie roku szkolnego:
  1. na wniosek pełnoletniego ucznia lub rodziców niepełnoletniego ucznia, w        

szczególności w przypadku utraty Legitymacji szkolnej na skutek uszkodzeń, niepoprawnego działania lub utraty urządzenia mobilnego, w którym przechowywana była mLegitymacja szkolna;

  1. w przypadku zmiany imienia (imion) lub nazwiska ucznia, jeżeli zmiana imienia 

     (imion) lub nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej albo     

      orzeczenia sądowego;

  1. z urzędu w przypadku:
    1. utraty ważności wydanej uczniowi legitymacji szkolnej;
    2. przejścia ucznia do innej szkoły.

            6. mLegitymacja szkolna  jest wydawana ponownie w przypadku:

        1) potwierdzenie ważności wydanej legitymacji szkolnej;

        2) stwierdzenia w niej błędów lub omyłek;

        3) unieważnienia w przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 1;

        4) w przypadku zmiany imienia (imion) lub nazwiska ucznia na podstawie decyzji           

  administracyjnej albo  orzeczenia sądowego.

§ 9. 1.Indeks otrzymuje słuchacz przyjęty do  Zespołu Szkół w Czchowie.

       2. Szkoła prowadzi imienną ewidencję wydanych indeksów zawierającą: Lp.,Imię                        i nazwisko słuchacza, Numer PESEL, Numer wydanego indeksu, Datę odbioru indeksu, Podpis słuchacza.

 3. Indeksy wydawane są według wzorów określonych w rozporządzeniu ministra od spraw oświaty.

 

Rozdział 3

 

Wydawanie duplikatów świadectw szkolnych promocyjnych i świadectw ukończenia szkoły, legitymacji szkolnych, indeksów

§  10.1. W przypadku utraty lub zniszczenia oryginału świadectwa wydanego przez Zespół Szkół w Czchowie, uczeń, słuchacz lub absolwent może wystąpić z pisemnym wnioskiem o wydanie duplikatu świadectwa (wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do procedury). Do wniosku należy dołączyć dowód uiszczenia opłaty za wydanie duplikatu.

        2. Szkoła sporządza duplikat świadectwa na podstawie arkusza ocen. W przypadku braku arkusza ocen lub jego niekompletności, szkoła wydaje zaświadczenie stwierdzające, że wydanie duplikatu jest niemożliwe.

        3. Szczegółowe zasady wydawania duplikatów określa w drodze rozporządzenia minister od spraw oświaty.

4. Duplikat może zostać odebrany osobiście przez osobę zainteresowaną lub przez inne osoby posiadające pisemne upoważnienie po potwierdzeniu odbioru dokumentu własnoręcznym podpisem lub wysłany pocztą listem poleconym.

5. Duplikat ma moc oryginału i może być wystawiony ponownie.

6. Za wydanie duplikatu świadectwa pobiera się opłatę w wysokości równej kwocie opłaty skarbowej od legalizacji dokumentu.

7. Wpłat dokonuje się na rachunek bankowy szkoły: Zespół Szkół w Czchowie, ul. Sądecka 187, 32-860 Czchów, Nr konta: 06 1020 4984 0000 4302 0130 3288 z dopiskiem: „opłata za duplikat świadectwa + imię i nazwisko”.

§ 11.1. W przypadku utraty lub zniszczenia oryginału legitymacji szkolnej/indeksu                w celu uzyskania duplikatu należy:

  1. wystąpić z pisemnym wnioskiem o wydanie duplikatu (wzór wniosku stanowi

            załącznik 2 do procedury);

  1. dostarczyć aktualne zdjęcie opisane danymi:
  2. imię i nazwisko,
  3. data urodzenia,
  4. adres zamieszkania,
  5. klasa;
  1. do wniosku dołączyć dowód uiszczenia opłaty za wydanie duplikatu.

2. Duplikat legitymacji szkolnej/indeksu wystawia się na obowiązujących drukach zgodnie z rozporządzeniem MEN. Na duplikacie umieszcza się aktualne zdjęcie oraz kolejny numer z ewidencji legitymacji. W indeksie w miejsc numeru wpisuje się numer słuchacza pod którym jest wpisany w księdze słuchaczy.

3. Duplikat ma moc oryginału i może być wystawiony ponownie.

4. Za wydanie duplikatu legitymacji szkolnej pobiera się opłatę w wysokości równej kwocie opłaty skarbowej od poświadczenia własnoręczności podpisu.

5. Za wydanie duplikatu indeksu pobiera się opłatę w wysokości równej kwocie opłaty skarbowej od legalizacji dokumentu.

6. Wpłaty dokonuje się na rachunek bankowy szkoły: Zespół Szkół w Czchowie, ul. Sądecka 187, 32-860 Czchów, Nr konta: 06 1020 4984 0000 4302 0130 3288 z dopiskiem: „opłata za duplikat legitymacji/indeksu + imię i nazwisko”.

 

Rozdział 4

Postanowienia końcowe

§ 12. Procedura wchodzi w życie z dniem 30 września 2019 r.

załącznik nr 1

załącznik nr 2